[採訪]微軟Office 2016導入多項新功能 工作報告無往不利

微軟所推出的Office軟體，每三年就會推出新一代的版本，於是繼Office 2013之後，微軟近來在Office的產品線上，又再度推出了新一代的Office 2016。相較於過去的Office版本，這次新版的Office 2016比較特別的地方，除了軟體功能的加強之外，還有新增了協同作業支援以及文件安全性的提升，並且還能夠與Windows 10有更好的搭配應用，為一般使用者或是企業用戶帶來更有效率的生產力。


這次Office 2016有新加入了共同編輯作業的功能，只要透過共用功能選項發出邀請，就可以讓其它使用者一同編輯文件，而且每個使用者編輯過的地方，也會出現提示，讓所有人都可以看到那些段落有被編輯過。




在編輯文件的時候，常常會透過網路來找尋資料，這時就得再另外開啟瀏覽器來找尋資料網頁。所以這次在Office 2016中便特別加入了一個智慧查詢的新功能。使用者只要選取想要搜尋的關鍵字，並開啟右鍵選單就會看到智慧選取的選項。


點選功能之後，右側視窗就會出現一個深入資訊的欄位，讓使用者在office軟體內就可以查看網頁。不過，有個需要注意的地方，就是要啟用這項功能的話，必須要先安裝IE11以上的版本。


智慧查詢預設的搜尋引擎自然是微軟自家的Bing，但若是使用者想要改用Google搜尋的話，則是可以在Office市集裡面新增加入Searce The Web工具，這樣就可以改用Google搜尋來查找網頁。


對於Office的初學者來說，剛開始使用的時候，常常都會有找不到功能在哪邊的情況，於是為了讓使用者可以更快速找到功能選項，這次的Office裡面便加入了新的Tell Me功能。當使用者要查找功能選項的時候，只要在欄位上輸入功能名稱關鍵字，底下就會出現功能選項列表，並且還可以直接啟用功能，省去使用者查找功能的麻煩。


另外，這次的Office在儲存檔案的時候，除了可以將檔案儲存在本機之外，也能夠將檔案直接儲存到自己的OneDrive雲端空間。


在Excel軟體的部分，這次則是加入了瀑布圖、樹狀圖、放射環狀圖、直方圖以及盒鬚圖等圖表類型。讓使用者在分析數據的時候，可以更加一目瞭然。


另外，這次在Excel軟體中還有加入了預測分析的功能，使用者只要圈選需要分析的資料數據，接著再按一下預設工作表功能就可以馬上完成趨勢分析圖表。


至於PowerPoint軟體的部分，這次在插入多媒體的選項中，有加入了一個螢幕錄製的功能，只要啟動功能就可以開始錄製桌面的動作，並且還可以只選取需要錄製的桌面範圍。




另外，這次在插入圖片時，除了可以從本機選擇需要插入的圖片檔案之外，也能夠從網路或是自己的雲端空間來取得需要插入簡報的圖片檔案。


目前要取得Office 2016軟體，主要有單機買斷和訂閱租用Office 365服務兩種方式。其中單機買斷的部分，微軟這次針對PC平台的使用者，有推出家用版、家用及中小企業版和專業版三種版本。其中的家用版有包含了Word、Excel、PowerPoint以及OneNote等功能軟體，而家用與中小企業版的話，則是多了Outlook軟體。至於專業版的話，除了比家用版多了Outlook軟體之外，還有包含Publisher和Access軟體。另外，針對Mac平台的使用者，則會有家用版和家用及中小企業版兩個軟體版本可以選擇。

然而除了一般買斷的彩盒版之外，使用者也可以透過訂閱Office 365服務的方式來取得office 2016軟體。Office 365跟一般買斷版比較不一樣的地方，除了是採用訂閱租用的方式來取得授權之外，只要啟用Office 365服務就可以下載Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlook、Publisher以及Access等功能軟體，並且還包含行動版office授權和1TB容量的OneDrive網路空間。


微軟近來針對10吋以下的行動裝置，有特別提供了免費的Office Mobile，目前Windows 10系統內已經有內建在裡面，若是其它系統平台的話，則是可以透過Windows APP Store或是其它系統自家的APP Store來下載。Office Mobile雖然沒有一般電腦版Office軟體功能來得齊全，但若是只需要文字編輯、調整自行或是一些簡單的簡報效果，其實Office Mobile都能夠勝任。




Office Mobile的PowerPoint也能夠加入簡報過場效果。


在Office Mobile的PowerPoint裡面，也提供了雙螢幕簡報模式，讓使用者可以更方便進行簡報作業。


Office Mobile的Excel也有內建一些簡單的函數公式應用。


除了一般常用的Word、PowerPoint以及Excel之外，微軟這次還有提供了一個叫做Sway的工具軟體。這個軟體主要的功能，是可以幫助使用者快速製作簡報、日記或是互動式報告，而且不用太多複雜的設定，只要拖曳圖片並輸入文字之後，再按下上面的「混搭」功能選項就可以完成。


目前這項工具軟體只支援網路圖片匯入，並沒有辦法從本機載入相片。


載入相片的時候，只要點選需要的照片，在拖曳到中間的視窗之後，就可以完成圖片匯入。


接著只要按一下上面功能表的「混搭」選項，軟體就會自動排版文字與照片。若是排版出來的樣式不是很喜歡的話，只要再按一下這個功能選項，軟體就會再重新排版樣式。






Sway也有提供共用的功能，可以將做好的簡報連結網址分享到自己的社群網站上。


這次Office 2016雖然外觀看起來跟之前的2013很像，但裡面其實有加入了不少新功能，只是在記者會時間有限，只能夠提幾個重點功能應用。不過，目前微軟Office 365有提供一個月免費試用，若是有興趣的網友們，不妨可以到官網直接下載試用喔！