如何一起使用imac？

如題

小弟使用iphone很久，最近才開始使用mba，女友已經用mbp一段時間了

最近我的桌電已經老到快掛掉，有鑒於mba很快就上手，想買一台新的imac來用

我女友是個部落客，他的mbp就是她吃飯的工具，而且只有13寸，不是說非常適合拿來專職工作

想說如果我買了imac可以就可以共用，小弟目前在念研究所，平日都會把mba帶去學校

學校常有零碎的資料在使用，想說共用的話就是我如果需要作研究跟報告時用imac

其他時間女友想用就給她用，但有個很大的問題

就是女友有一堆照片跟資料又不喜歡整理，我也有一堆學術資料

1. 如何能夠她用的時候只看得到他的東西，我用的時候只看得到我的東西？（這個似乎比較簡單）

2. 如何能在我用的時候都看得到我的mba的資料，甚至是所有東西都同步且一樣？她用的時候也是如此？

3. 如果無法做到上述兩點，那我買了imac後如何簡單的跟我mba裡的所有資料同步？

舉例：我剛在mba編輯了一個word與ppt檔案，我現在想用imac，我登進去後可以看到我個人化的設定，以及剛剛未完成的工作？mba上的資料是否要透果某種動作來達成？然後我女友如何能夠離開imac去使用她自己的mbp無縫接軌繼續工作？

我們對apple的icloud、time capsule等功用還不是說很瞭解（有點白痴的境界），是不是應該能透過

以上幾種工具完成？希望不會太複雜，不然共用就沒意義了