(我想這應該算網路服務吧, 如果不適當再請站務人員轉到其他區)
從一個廣告說起: "從前, 牛奶是主角, 可是要加上許多的配角; 現在, 它(綜合營養素)才是主角, 只要加牛奶就夠了"
而這樣的情況也可以套用在電腦上. "從前, 電腦是主角, 可是要加上許多的配角; 現在, 它(網路服務)才是主角, 只要有電腦能上網就夠了".
網路服務從 BBS, www, e-mail, 到網路交易, 部落格, wiki, 網路銀行, 等等. 越來越多功能在網路上使用. 而 Google 的方向, 就是跟微軟相反; 微軟希望像山寨一樣, 以 Windows Server 為中心, 希望所有的資料集中在 Windows Server 上; 而 Google 則是把所有的資料放在網路上, 只要有 Google 帳號, 就可以控制存取.
"Google 文件"就保持這樣的特性,
1. 將文件檔放在網路上: 在家中或辦公室, 不需要透過隨身碟複製, 也就不需要擔心舊版本蓋掉新版本, 或者隨身碟損毀造成檔案遺失的問題.
2. 允許多人共用及散佈功能: 類似 wiki 的特性, 給予不同的使用者不同的權限, 也能決定是否讓其他不特定使用者直接瀏覽.
3. 跨平台: 無論是 Windows, 蘋果電腦, Linux/BSD + X-window, 只要能透過圖形化瀏覽器上網就可以使用, 不再受限於授權費及軟體版本限制; 也能轉換成其他格式.
實際應用上, "Google 文件"能有哪些優勢呢?
1. 減少交換檔案衍生的問題:
a. 若需要多人編輯時; 傳統檔案需要寄送給對方, 等對方修改好再回傳; 而再比較修改的部份, 需要花些時間確認; 而 Google 文件是在網路上編輯, 只要開放權限給對方, 修改後的檔案可以在網路上直接讀取, 不會因為郵件寄送等問題造成延遲.
b. 在不同地方要編輯同一份文件時; 傳統檔案需要透過隨身碟或筆記型電腦複製, 而會有硬體損毀或版本控制的問題, Google 文件有類似 wiki 的版本保留功能, 也省去使用者移動到不同地方前, 自行備份的動作.
2. 搭配網路發佈功能的應用:
a. 一般的部落格的文章瀏覽, 都會有業者的標題, 廣告, 或者自訂欄位 造成列印或轉發時的不方便; 而 Google 文件幾乎沒有這些造成干擾的資料, 文件可以方便列印及轉寄.
(這裡特別建議參考苗栗社大課程查詢, http://mlcu-archives.blogspot.com/ , 每個課程都是一個 Google 文件)
b. 格式轉換: 即使是以 Word 等軟體寫好的文件, 可以透過上傳或者 e-mail 到特定信箱的方式, 就可以把文件轉成 Google 文件, 再發佈到網頁上, 或者從 Google 文件, 轉成 Word 格式另存新檔.
當然 Google 文件也還有很多可以加強的功能, 例如:
1. 不支援圖片直接插入: 圖片等物件需要透過編輯 HTML 的方式, 手動插入.
2. 缺少頁碼及表格等功能: 由於 Google 文件基本格式是純網頁(HTML), 在編輯上, 並沒有一般文件的"頁"概念, 所以並沒有這功能.
仍要提醒大家注意的是:
1. Google 文件是網路服務的一種, 可能會因為網路中斷等情況無法使用, 平常可以減少一般文件的複製(為了使用者移動), 但是仍要定期備份, 以免文件遺失.
2. 文件的格式會因為不同軟體間而有所偏差, 這是文件軟體的特性, 由於目前常見的 Word 格式是封閉格式, 連 Word 不同版本或不同字體都會造成文件格式偏差或無法開啟等情況; 即使改用開放規格的 HTML , 也仍會因為細部的定義(margin, border等)不同, 造成格式不同.
所以我覺得, Google 文件本身仍不算是完整的服務, 但是可以協助許多其他服務的使用, 例如: 原本要放網頁的文件, 可以透過 e-mail 上傳, 再設定發佈, 就可以提供連結, 這些動作跟一般 e-mail 相近, 不需要另外學習 ftp 上傳等動作; 或者透過多人共同編輯, 讓跨單位(例如不同社大)可以共同編輯一份文件, 正式輸出前再轉成其他格式列印; 還有取代一部份隨身碟等功能, 不需要在下班前把檔案寄回家, 而是平常更動就在網路上進行.
