各位好
請教有關公文的一些問題

民間公司(團體、法人)因為業務往來需要,多少都會用到公文,特別是對政府機關的時候,

一、公文的發文字號,我以前待過的公司(化名大黃蜂)是以日期做為發文字號,
例如108年2月1日發文,發文字號就是「大黃蜂函字第1080201號」
另一家待過的公司(化名小蝴蝶)是以日期加四位數字做為發文字號,例如108年2月15日發文,
發文字號就是「小蝴蝶函字第10802150001號」
 
這兩種字號寫法哪個比較適當呢?
 
因為政府的公文編碼(年度+七位數字)我看半天,看不懂他的編排邏輯
 
 
二、公家機關發出的公文在發文字號下面都有「速別」、「密等及解密條件或保密期限」
民間團體發文需要加註這兩個嗎? 還是說可有可無?
 
 
三、我看政府機關發出的公文下面會有機關的首長蓋章,例如「局長 金承五」
但是職銜章下面有些會寫「本案依分層負責規定授權主管決行」字樣
我知道這句話代表這個案子是機關授權所屬承辦單位主管決定准否,
例如這個案子是某某局的某某科承辦,
代表是這個案子是由承辦科室的主管代為決定,而不是局長親自決定。
 
那民間團體發文,是否可以加註這句話呢?
例如民間團體負責人針對常態性需發文往來的案件授權承辦單位主管代為決行發文,
公文結尾就蓋「負責人(職銜) 曾投騰」印鑑下方加蓋「本案依分層負責規定授權主管決行」
還是在印鑑旁加蓋「代為決行」章跟承辦人職名章?
然後重大案件(例如遷址異動)才由負責人親蓋團體大小章
這樣可行嗎?  PS:之所以會問這個問題,是因為看過醫院診斷書蓋的關防寫“證明書專用”字樣,才想說公文能不能這麼做?
 
還是說上行文不能有「代為決行」的狀況?
 
 
以上問題還請各位不吝指教,謝謝
文章關鍵字
一、行政院有頒布「文書處理手冊」(https://www.ey.gov.tw/Page/F0CD366C64B5A15C/c689d069-9a0d-47b3-b9cd-fac6da2d9234),也就是政府機關處理公文的原則,但各縣市政府仍有些許不同。
二、發文字號:
(一)字號:如果是會計室的業務,則以用○○○局處「會」字第………號。
(二)文號:依上述手冊第41點,「…文號 11 碼,前 3 碼為年度,中間 7 碼為流水號,…」
→私人公司,流水號要幾碼,要看一年的公文數量了…
三、速別與密等:
(一)速別:係指希望受文機關辦理之速別。所以就要看貴公司的需求了,不但承辦人多不喜歡收到最速件,所以可在公文主旨內敘明希望對方辦理或回復的日期(也就是所謂的限期公文)
(二)密等:機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。各機關處理機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外,依本手冊辦理。如非機密文書,則不必填列。
(三)政府公文格式是固定的,所以必須依上述填寫;至於私人公司應該沒有限制。
四、政府公務繁雜,有些單位一年的公文量是幾十萬件,首長絕不可能每件都親核,所以有「分層負責」的制度。
(一)各機關為實施分層負責,逐級授權,依中央行政機關組織基準法第 8 條第 2 項規定,得就授權範圍訂定分層負責明細表。各層決定之案件,其對外行文所用名義,應分別規定。凡性質以用本機關為宜者,可授權第 2 層或第 3 層決定,仍以機關名義行文。
(二)私人公司也可以分層負責,但最終責任還是在公司,不過以政府機關的角度,還是要看有沒有公司的大小章。
(三)代為決行→是用在內部公文簽核使用的。

王建民 曹錦輝陳金鋒
Mark


yang1991 wrote:
各位好請教有關公文...(恕刪)
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